2012 neigt sich dem Ende entgegen. Es ist jetzt die Zeit, in der die Pläne für 2013 geschmiedet werden. Der Kompass für die Expedition durch das kommende Jahr wird ausgerichtet. Der so vorgezeichnete Weg wird mit dem Wirtschaftsplan 2013 diskutiert und mündet in die Prioritätensetzung für das kommende Jahr. Spätestens mit dem Beschluss des Wirtschaftsplanes wird die unmittelbare der Umsetzung der Ziele und Vorhaben konkret. Jetzt ist es an der Zeit, Projektpläne auf zu stellten, To-Do-Listen zu entwickeln und detaillierte Arbeitspläne für 2013 festzulegen bzw. zu vereinbaren. Damit auch alles wie gewünscht klappt, empfehlen wir Ihnen, auf folgendes besonders zu achten:

Formulieren Sie Ihre Ziele SMART. Die im Projektmanagement angewandten und erproben SMART-Kriterien dienen der eindeutigen Definition von Zielen.

Die SMART-Kriterien bedeuten, dass die Ziele eindeutig formuliert (spezifisch) sind. Sie sind messbar und müssen mit den vorgesehenen Ressourcen erreichbar bzw. ausführbar sein. Die Ziele sind realistisch, d. h. ihre Umsetzung muss möglich sein. Schlussendlich gehört zu jedem Ziel eine klare Terminvorgabe.

Zusätzlich gilt: Ziele wollen positiv formuliert werden – überlegen Sie sich genau, was sie wollen. Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten und überlegen Sie, ob die Kompetenz richtig verteilt ist.

Überprüfen Sie, ob Ihre Vorhaben wirklich in allen Punkten mit Ihren Zielen übereinstimmen.

Häufig scheitern Ziele daran, dass sie in Konkurrenz zu anderen Zielen stehen oder schlicht nicht zur Organisation passen. Die Ursachen können vielfältig sein. Auf alle Fälle bedarf es einer genauen Überprüfung, um das angestrebte Ziel dann auch zu erreichen. Oft genügt bereits ein Nachjustieren an der richtigen Stelle aus. Hilft das nicht weiter, muss überprüft werden, ob das Ziel kongruent – gewollt ist und zum Organisationszweck passt. Der Verträglichkeitscheck soll aufzeigen, ob das „Gesamtkunstwerk“ aus Mission und Marke sowie Zielen und Projekten stimmig ist und zu einer Einheit verschmilzt.

In jeden Fall haben Sie nach dem „Verträglichkeitscheck“ einen aussagekräftigen Indikator in der Hand, mit dem Sie Ihre Organisation in die gewünschte Bahn dirigieren können. Mit dem Verträglichkeitscheck haben Sie strategische Informationen zur Hand, die Ihnen wichtige Antworten zu Ihrer Organisation geben und gleichzeitig zentrale Fragestellungen über Werte und Mission Ihrer Organisation offenbaren. Der Verträglichkeitscheck bietet Ihnen einen Kompass für die Weiterentwicklung Ihrer Organisation.

Unterteilen Sie Ihre Projekte in realistische Etappenziele.

Erreichte Etappenziel sind Erfolge Ihrer täglichen Arbeit. Mit jedem Etappenziel kommen Sie einen Schritt näher zu Ihrem eigentlich angestrebten Ziel. Das motiviert für den weiteren Weg. Nehmen Sie sich am Etappenziel die Zeit, um das Erreichte zu würdigen und sich darüber zu freuen. Feiern Sie das Erreicht. Danach geht es dann gestärkt auf die nächste Etappe.

Wie isst man einen Elefanten? – Bissen für Bissen.

Einer der häufigsten Planungsfehler ist, dass Ziele „zu groß“ oder „zu klein“ gefasst werden. Zu kleine Ziele werden oft übergangen und nicht als Erfolg betrachtet, obwohl sie einen beträchtlichen Schritt nach vorne gebracht haben – nur keiner hat es gemerkt.

Bei zu großen Zielen verschlucken sich viele im wahrsten Sinn des Wortes. Sie hemmen, lähmen und lassen die Projektverantwortlichen in deren Umsetzung zögern. Die Kirschen hängen dann schlicht zu hoch. Auch wenn die Kirschen in dem Beispiel noch so reif und süß anmuten, ohne die passenden Hilfsmittel bleiben sie in unerreichbarer Höhe hängen.

Überprüfen Sie, ob im Wirtschaftsplan die Ressourcen eingeplant sind, die Sie für die Umsetzung der Projekte und dem Erreichen der Ziele benötigen. 

Schauen Sie rechtzeitig nach – bereits bei der Planung – ob Ihnen die notwendigen Ressourcen (Personal, Finanzmittel, Sachmittel etc.) zur Verfügung stehen, damit Ihnen Ihr Projekt eine erfolgreiche Ernte beschert. Sollten Sie an Ihren Ressourcen zweifeln, dann prüfen Sie genau, ob die Ressourcen den Zweck erfüllen, den Sie sich erhoffen. Vielleicht ist es ja erforderlich, zunächst die notwendigen Ressourcen zu beschaffen oder im Rahmen einer kleinen Etappe auszuprobieren.

Es ist unerlässlich, dass Sie sich Ihre Projekte so planen, dass Sie Ihre darin gesteckten Ziele mit den vorgesehenen Ressourcen erreicht werden können.

Auf geht’s – schreiben Sie alles zusammen. Sie werden sehen – Sie erhalten damit ein Instrument, das es Ihnen ermöglicht die Geschwindigkeit und die Entwicklungsschritte Ihrer Organisation zu steuern und den Einsatz Ihrer Ressourcen zu optimieren.

Ohne Ziele ist der beste Kompass nutzlos.